Înregistrarea automată a Comenzilor de Transport în sistemele TMS/ERP cu ajutorul Inteligenței Artificiale

Industria de Transport & Logistică a fost renumită ani la rândul pentru utilizarea pe scară largă a documentelor pe hârtie. Începând cu 2020-2021, însă, adoptarea accelerată a tehnologiei, cauzată de pandemia COVID-19, a determinat companiile de logistică să elimine sistemele vechi și să integreze soluții digitale care eficientizează procesele mai mult ca niciodată.

Intelligent Document Processing sau Procesarea Inteligentă de Documente, pe scurt IDP, este tehnologia cu ajutorul căreia informațiile conținute de documentele pe suport de hârtie sunt procesate automat cu ajutorul Inteligenței Artificiale și transformate în date al căror schimb durează câteva secunde.

Cu suportul Transport Academy, compania Smart Touch Technologies a dezvoltat un flux specific industriei de transport. Vă arătăm astăzi cum unul dintre clienți, jucător de renume în industria de transport mărfuri intern și internațional, utilizează Apollo, platforma de Intelligent Document Processing, pentru a obține eficiență, rapiditate și acuratețe sporite.

Pentru deservirea clienților, compania Z utilizează atât flota proprie, cât și o densă rețea de parteneri subcontractori. Portofoliul de clienți este dinamic, cu clienți noi în fiecare lună, iar accesarea platformelor de freight exchange pentru mărfuri sau comenzi în regim spot este o procedură de lucru des întâlnită.

PRINCIPALELE PROVOCĂRI cu care compania Z se confrunta, în acest context, erau:

1. Comenzile de transport și instrucțiunile de încărcare recepționate variau ca format, limbă, software emitent și tip fișier – PDF, PNG, JPEG, XLS etc. 

Cu toate acestea, datele obligatorii pe care operatorii companiei Z trebuiau să le extragă din comenzi erau mereu aceleași:

• date identificare client;
• număr comandă;
• locații încărcare și descărcare, inclusiv dată și oră;
• referințe încărcare/descărcare;
• detaliile mărfurilor ce trebuie încărcate: cantitate, greutate, dimensiuni, modalitate de ambalare, temperatură etc;
• tarif,
• monedă,
• termen de plată,
• diverse observații.

2. Întârzierea introducerii datelor & lipsa vizibilității real time a locației mărfurilor încărcate.

Angajații din departamentul Operațional ar fi trebuit să introducă în Transport Management System (TMS) datele extrase din comenzi înainte de trimite vehiculul în cursă. Dispecerii sunt însă și cei care coordonează flota de autovehicule și subcontractorii. Astfel, din lipsă de timp, de cele mai multe ori comenzile erau introduse în sistem abia după ce marfa a fost deja încărcată și, uneori, chiar livrată.

Real Time Visibility și localizarea transportului sunt 2 cerințe principale pe care clienții Companiei Z le au, însă în contextul descris mai sus, respectarea acestor cerințe s-a dovedit a fi din ce în ce mai dificil de realizat.

3. Gradul crescut de erori. 

Procesarea manuală a documentelor este nu doar consumatoare de timp, ci și extrem de  predispusă la erori umane. Mai mult, corectitudinea datelor este foarte importantă, întrucât date introduse greșit în sistem pot schimba radical desfășurarea unei operațiuni de transport. De exemplu, o singură cifră scrisă greșit într-un Cod Poștal transmis unui șofer ca locație de încărcare poate produce o abatere de ore întregi și zeci de kilometri, cu creșterea direct proporțională a costurilor.

ABORDAREA SMART. SMART TOUCH TECHNOLOGIES

Primul pas în automatizarea fluxului de lucru care depindea de procesarea manuală a fost, ca de fiecare dată atunci când începem implementarea pe un use case nou, realizarea:

• BPA,
• PDD,
• SOW.

Business Process Analysis (BPA) examinează, evaluează și redă fluxurile operaționale existente și ne ajută să identificăm procesele care urmează a fi replicate și automatizate, concluzii care se regăsesc în Process Definition Document (PDD). Statement of Work (SOW) ilustrează scopul, obiectivele, livrabilele, cronologia, bugetul, rolurile și responsabilitățile, standardele de conformitate, presupunerile și limitările proiectului.

În etapa următoare, am asistat compania Z în conceperea și proiectarea unui SmartFlow* pentru procesarea comenzilor de transport și introducerea acestuia în fluxul actual de lucru, astfel:

1. Comanda de transport este primită pe email sau în interfața de utilizator a firmei de transport dintr-o platformă de tip bursă (de ex, Trans.eu, Transporeon).

2. Comenzile sunt preluate automat în platforma IDP Apollo, din email sau prin API, direct din platformele de freight-exchange.

3. Odată importate în platformă și folosind capabilitățile AI ale lui Apollo, comenzile de transport sunt procesate automat, datele dorite de client fiind extrase, validate și transformate conform regulilor deja existente în cadrul companiei Z.

4. Apollo permite acțiuni de tip Human-in-the-Loop, ceea ce înseamnă că operatorii umani pot valida acțiuni sau pot face ajustări în orice moment al procesului. De data aceasta, compania Z a decis să introducă astfel de validări umane înainte ca documentele să fie înregistrate în sistem.

5. Datele validate în forma finală sunt transferate automat, prin API, în sistemul TMS (Transport Management System).

6. Dispecerul verifică datele și ruta generată, apoi alocă vehiculul optim pentru desfășurarea comenzii.

REZULTATELE 

Apollo și-a dovedit, încă o dată, puterea, iar rezultatul a fost uimitor: eficiența a crescut de 8 ori. Datorită motorului său AI, Apollo poate extrage și digitiza date extrase din comenzile sosite din orice sursă nestructurată, cum ar fi PDF, JPEG, PNG și e-mailuri.

Toate comenzile de transport primite se introduc automat, pentru validarea datelor introduse fiind alocată o singură persoană. 

Cu ajutorul Machine Learning, Apollo folosește toate aceste intervenții și corecții făcute de operatorul uman și, prin reantrenări periodice a extractorului de date, sistemul învață ce i-a indicat operatorul și la următoarele documente va fi mult mai ”atent”. Așa ajungem la o precizie de până la 99%.

Cu ajutorul platformei IDP Apollo, compania Z din industria de Transport & Logistică a putut să își elibereze angajații de sarcinile manuale repetitive și demotivante. Această abordare le-a permis membrilor echipei să aducă valoare mai mare, oferindu-le șansa de a avea un impact mult mai mare asupra organizației.

Creșterea cifrei de afaceri este consecința imediat următoare implementării Apollo, deoarece echipa se poate concentra acum pe a genera vânzări suplimentare și a crește volumele transportate. Scalarea afacerii nu a fost niciodată atât de ușoară – folosind Procesarea Inteligentă de Documente, poate atrage și procesa mai mulți clienți fără a crește numărul de angajați.

CE URMEAZĂ?

Clientul din industria de Transport & Logistică nu se va opri aici cu automatizarea procesării documentelor, indiferent de tipul acestora. În etapa următoare, utilizând funcționalitatea Multiuser/Multirole a SmartPortal-ului dezvoltat de Smart Touch Technologies, care permite alocarea de Roluri și Niveluri de Acces specifice angajaților și despre care poți citi aici, compania Z va avea o singură poartă de intrare a tuturor documentelor în cadrul organizației: e-Facturi, facturi externe, documente însoțitoare ale transporturilor, avize de marfă, diverse formulare, contracte etc.

Folosind SMART PORTAL și Apollo, Compania Z va crește eficiența și securitatea în managementul & procesarea documentelor.

CARE SUNT CERINȚELE MINIME PENTRU O ÎNREGISTRARE AUTOMATĂ A COMENZILOR DE TRANSPORT?

1. Utilizarea un sistem TMS / ERP care să permită importul automat, prin API, al datelor extrase din comenzi, cum ar fi FireTMS, InnoTMS, CargoWise, Getex, SAP, Navision, Nexus etc.
2. Reguli și proceduri interne standardizate cu privire la modul de gestionare a comenzilor de transport.

Dacă vrei ca și compania ta din industria de Transport & Logistică să beneficieze de:

• eficiență & productivitate crescute,
• precizie de până la 99%,
• costuri scăzute,
• angajați mai motivați,
• digitalizarea proceselor care implică documente,

completează acest formular , iar partenerii de la Smart Touch Technologies te vor contacta de îndată.